Udbudsret.ai | Kromann Reumert

Tips og gode råd

Praksis på udbudsområdet skabes i høj grad gennem de afgørelser der bliver truffet. Vores AI motor udleder løbende konkrete læringselementer fra disse - og indarbejder dem i vores datasæt på området. Hvis du er logget på, kan du søge i vores samlede datagruppe på området og finde de gode råd, der er relevant for dig.

Opsummering
Brug altid præcise og proportionale krav i udbudsmaterialet Ordregivere bør formulere klare og proportionale krav i udbudsmaterialet, som er relevante for kontraktens genstand. Dette inkluderer krav til arbejdsmiljøledelse og certificering, såsom ISO 45001, hvis det er nødvendigt for opgavens gennemførelse og risikoprofil. T1A hævdede, at Region Hovedstaden burde have stillet krav om arbejdsmiljøcertificering. Klagenævnet fandt, at dette ikke var en forpligtelse, men præcise krav kan reducere risikoen for klager og sikre bedre tilbud. I henhold til udbudslovens proportionalitetsprincip (§ 160, stk. 1 og 2) bør krav være saglige og relevante for kontraktens gennemførelse.
Vær opmærksom på krav til miljømæssig overholdelse Tilbudsgivere skal sikre, at deres løsninger opfylder miljøkrav som WEEE-direktivet og kan dokumentere dette i tilbuddet. Ordregivere bør samtidig sikre, at disse krav er klart defineret og verificerbare, fx gennem certificeringer eller erklæringer fra godkendte partnere. T1A påstod, at Stena ikke havde dokumenteret overholdelse af WEEE-direktivet. Klagenævnet fandt, at der ikke var krav om dokumentation på tilbudstidspunktet, men dette kan skabe usikkerhed og bør undgås. Klare krav og verificerbar dokumentation kan reducere risikoen for klager og sikre en mere transparent tildelingsproces.
Sørg for gennemsigtighed i evalueringen af tilbud Ordregivere skal sikre, at evalueringen af tilbud sker i overensstemmelse med de offentliggjorte kriterier og vægtninger. Dette inkluderer en klar og dokumenteret proces for, hvordan kriterier som pris og kvalitet vægtes. Overvej at offentliggøre evalueringsrapporter og vægtningstabeller for at styrke gennemsigtigheden. T1A anførte, at Region Hovedstaden ikke havde evalueret tilbuddene transparent og i overensstemmelse med udbudsbetingelserne. Klagenævnet fandt dog, at evalueringen var korrekt udført, hvilket understreger vigtigheden af at følge de fastsatte kriterier nøje og dokumentere processen.
Vær opmærksom på krav til datasikkerhed og certificering Tilbudsgivere bør sikre, at deres løsninger opfylder relevante standarder for datasikkerhed, såsom ISAE 3000 eller NIST 800-88. Dette inkluderer dokumentation for datasletning og kontrolprocedurer, som kan verificeres af ordregiver. Det anbefales at anvende certificerede løsninger og lokationer for datasletning for at styrke troværdigheden og imødekomme potentielle uklarheder i kravspecifikationer. T1A påpegede, at Region Hovedstaden ikke stillede tilstrækkelige krav til datasikkerhed, hvilket kunne svække due diligence-processen. Klagenævnet fandt dog, at ordregiver har skønsmæssig frihed til at fastsætte krav, så længe de er relevante og proportionale. Tilbudsgivere bør derfor forberede sig på at dokumentere overholdelse af standarder, selv når kravene ikke er eksplicit specificeret.
Sørg for klare og verificerbare krav til dokumentation af økonomiske mindstekrav Ordregivere skal sikre, at udbudsmaterialet klart definerer kravene til dokumentation for opfyldelse af økonomiske mindstekrav. Dette kan inkludere krav om underskrevne ESPD’er eller anden verificerbar dokumentation. Det er vigtigt at specificere, om underskrift er påkrævet, og hvilke dokumenter der accepteres som tilstrækkelig dokumentation. Manglende præcision kan føre til klager og potentielt ugyldige tildelinger. Klagenævnet fandt, at Region Hovedstaden ikke var forpligtet til at afvise tilbuddet fra Stena, da dokumentationen for økonomisk formåen var tilstrækkelig, selvom ESPD’et ikke var underskrevet. Dette viser, at ordregivere skal være præcise i deres krav og sikre, at dokumentation er korrekt og verificerbar for at undgå tvivl og klager.

Opsummering

Brug altid præcise og proportionale krav i udbudsmaterialet
Ordregivere bør formulere klare og proportionale krav i udbudsmaterialet, som er relevante for kontraktens genstand. Dette inkluderer krav til arbejdsmiljøledelse og certificering, såsom ISO 45001, hvis det er nødvendigt for opgavens gennemførelse og risikoprofil.

T1A hævdede, at Region Hovedstaden burde have stillet krav om arbejdsmiljøcertificering. Klagenævnet fandt, at dette ikke var en forpligtelse, men præcise krav kan reducere risikoen for klager og sikre bedre tilbud. I henhold til udbudslovens proportionalitetsprincip (§ 160, stk. 1 og 2) bør krav være saglige og relevante for kontraktens gennemførelse.

Vær opmærksom på krav til miljømæssig overholdelse
Tilbudsgivere skal sikre, at deres løsninger opfylder miljøkrav som WEEE-direktivet og kan dokumentere dette i tilbuddet. Ordregivere bør samtidig sikre, at disse krav er klart defineret og verificerbare, fx gennem certificeringer eller erklæringer fra godkendte partnere.

T1A påstod, at Stena ikke havde dokumenteret overholdelse af WEEE-direktivet. Klagenævnet fandt, at der ikke var krav om dokumentation på tilbudstidspunktet, men dette kan skabe usikkerhed og bør undgås. Klare krav og verificerbar dokumentation kan reducere risikoen for klager og sikre en mere transparent tildelingsproces.

Sørg for gennemsigtighed i evalueringen af tilbud
Ordregivere skal sikre, at evalueringen af tilbud sker i overensstemmelse med de offentliggjorte kriterier og vægtninger. Dette inkluderer en klar og dokumenteret proces for, hvordan kriterier som pris og kvalitet vægtes. Overvej at offentliggøre evalueringsrapporter og vægtningstabeller for at styrke gennemsigtigheden.

T1A anførte, at Region Hovedstaden ikke havde evalueret tilbuddene transparent og i overensstemmelse med udbudsbetingelserne. Klagenævnet fandt dog, at evalueringen var korrekt udført, hvilket understreger vigtigheden af at følge de fastsatte kriterier nøje og dokumentere processen.

Vær opmærksom på krav til datasikkerhed og certificering
Tilbudsgivere bør sikre, at deres løsninger opfylder relevante standarder for datasikkerhed, såsom ISAE 3000 eller NIST 800-88. Dette inkluderer dokumentation for datasletning og kontrolprocedurer, som kan verificeres af ordregiver. Det anbefales at anvende certificerede løsninger og lokationer for datasletning for at styrke troværdigheden og imødekomme potentielle uklarheder i kravspecifikationer.

T1A påpegede, at Region Hovedstaden ikke stillede tilstrækkelige krav til datasikkerhed, hvilket kunne svække due diligence-processen. Klagenævnet fandt dog, at ordregiver har skønsmæssig frihed til at fastsætte krav, så længe de er relevante og proportionale. Tilbudsgivere bør derfor forberede sig på at dokumentere overholdelse af standarder, selv når kravene ikke er eksplicit specificeret.

Sørg for klare og verificerbare krav til dokumentation af økonomiske mindstekrav
Ordregivere skal sikre, at udbudsmaterialet klart definerer kravene til dokumentation for opfyldelse af økonomiske mindstekrav. Dette kan inkludere krav om underskrevne ESPD’er eller anden verificerbar dokumentation. Det er vigtigt at specificere, om underskrift er påkrævet, og hvilke dokumenter der accepteres som tilstrækkelig dokumentation. Manglende præcision kan føre til klager og potentielt ugyldige tildelinger.

Klagenævnet fandt, at Region Hovedstaden ikke var forpligtet til at afvise tilbuddet fra Stena, da dokumentationen for økonomisk formåen var tilstrækkelig, selvom ESPD’et ikke var underskrevet. Dette viser, at ordregivere skal være præcise i deres krav og sikre, at dokumentation er korrekt og verificerbar for at undgå tvivl og klager.

Datakilder

Relevant lovgivning
Afgørelser
Vejledninger
EU materialer
....

Datagrupper

Nyhedsarkiv

Tips og gode råd

Afgørelser

Supplerende materialer

Forklaring til datagrupperne

Nyhedsarkiv
Datasættet er her bygget på et historisk perspektiv på nyhedsværdien i nye kendelser, genereret af AI. Datasættet indgår i den løbende vurdering af, hvad der er gældende praksis på udbudsområdet – en praksis, der kan justeres gennem nye kendelser, regler og lovgivning.

Tips og gode råd
Datasættet er etableret i bagklogskabens klare lys og tager udgangspunkt i, hvad der burde være gjort for, at en given klagesag kunne have været undgået. Af skade bliver man ikke klog, men man skulle gerne lære.

Afgørelser
Datagruppen tager udgangspunkt i de konkrete afgørelser, der historisk er truffet.

Supplerende materialer
Denne datagruppe tager udgangspunkt i materialer ud over afgørelser.